尊敬的[采购方公司名称]领导及财务部、采购部：

您好！

感谢贵司一直以来对我司的信任与支持。在近期合作项目中，我司秉承诚信合作、互利共赢的原则，严格按照合同约定履行了各项义务。现因项目已顺利交付并验收合格，为简化财务结算流程，提高资金流转效率，我司特向贵司提交本报告，正式申请将前期交纳的项目保证金转为最终结算货款，并就相关事项作如下详细说明。

**一、 合同签署及保证金交纳背景**

[年] [月] [日]，我司与贵司正式签署了《[填写具体合同名称，如：2023年度核心设备采购及安装合同]》（合同编号：[填写合同编号]）。根据该合同关于“履约保证金”的约定，为保障合同的顺利履行，我司于[年] [月] [日]通过银行对公转账的方式，向贵司指定账户足额交纳了履约保证金人民币（大写）[填写金额]元（¥[小写金额]）。贵司财务部已于同日向我司开具了相应的保证金收款收据（收据编号：[填写编号]）。该笔保证金在合同履行期间，切实起到了信用担保的作用。

**二、 合同履行及项目验收情况**

自合同生效以来，我司高度重视该项目的生产与交付工作。截至[年] [月] [日]，我司已按照合同约定的技术标准、数量要求及交货期限，将全部货物安全运送至贵司指定地点，并完成了安装与调试工作。

[年] [月] [日]，贵司项目组、质检部及相关技术专家组成的验收小组，对该批货物进行了全面、严格的现场验收。经检验，所有设备运行稳定，各项技术指标均完全符合合同要求及国家相关行业标准。贵司已正式签署《项目竣工验收合格单》（编号：[填写编号]），标志着我司已全面、妥善地履行了合同约定的全部交货义务，保证金退还或转换的条件已完全成就。

**三、 账务核算与保证金转货款申请明细**

根据双方最终确认的《项目结算对账单》，本项目合同总金额为人民币（大写）[填写总金额]元（¥[小写金额]）。此前，贵司已按合同进度向我司支付了预付款及进度款共计人民币（大写）[填写已付金额]元（¥[小写金额]）。目前，尚余未结清的尾款为人民币（大写）[填写尾款金额]元（¥[小写金额]）。

鉴于我司已交纳的履约保证金金额为[保证金金额]元，且项目已验收合格，为减少资金来回划拨产生的银行手续费及时间成本，优化双方财务做账流程，我司现正式申请：将上述履约保证金[保证金金额]元直接转为等额的货款，用于抵扣贵司应付我司的项目尾款。

转换后，贵司仅需向我司支付剩余尾款人民币（大写）[填写扣除保证金后的尾款]元（¥[小写金额]），至此，本项目所有货款及账务即告结清。

**四、 合规性说明及附件材料**

我司承诺，上述申请完全符合双方签署的合同条款及国家相关财务、税务法规。本次保证金转货款处理后，我司将按规定向贵司开具等额的增值税专用发票，确保贵司财务入账合规、税务抵扣无误。为便于贵司审核，本报告特附上以下证明材料：

1. 《[合同名称]》复印件1份；

2. 保证金银行转账凭证及贵司开具的收据复印件1份；

3. 《项目竣工验收合格单》复印件1份；

4. 双方盖章确认的《项目结算对账单》1份；

5. 剩余尾款增值税专用发票（或发票开具承诺书）。

**五、 结语**

综上所述，我司已圆满完成合同约定的各项任务，恳请贵司领导及财务、采购部门在百忙之中对本报告予以审核批准，并协助办理保证金转账款的账务处理及剩余尾款的拨付手续。再次感谢贵司的鼎力支持，期待未来双方能有更多深入、长远的合作！

妥否，请批示。

申请单位：[供应商公司名称]（盖章）

法定代表人或授权代表：（签字）

日期：[年] [月] [日]